La Cámara de Industrias y Producción (CIP) junto con el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) organizaron la capacitación sobre el Proceso y Gestión de Afiliaciones al IESS en el que los participantes conocieron sobre la normativa vigente en afiliación y cómo manejar el sistema en línea de la institución.
Xavier Sisa, Director Jurídico de la CIP, dijo que algunos de los problemas que se tiene constantemente en el sistema de la seguridad social son respecto a afiliaciones, registro de contratos, uso de novedades y hasta reporte de enfermedades no profesionales, como fue el caso de trabajadores contagiados de Covid-19. De ahí la importancia de este tipo de capacitaciones para que quienes realizan estos trámites en su día a día para que puedan solventar sus inquietudes.
Grace Atiencia, Directora Nacional de Afiliación y Cobertura del IESS, aseguró que estos encuentros con los usuarios les ayuda a solventar sus dudas y es un medio de retroalimentación para la institución.
Carolina Ordóñez, Promotora de Afiliación de la Coordinación Provincial de Pichincha del IESS, explicó cómo usar el sistema del IESS como empleador. “Es importante que todas las personas que llevan la nómina del IESS en las empresas sepan todas las herramientas que tienen habilitadas en la plataforma”, aseguró. Aclaró que todas las novedades o corrección de errores se pueden solucionar, pero dentro del mismo mes. Fuera de este tiempo se lo puede hacer, pero lleva un poco más de tiempo.
La capacitadora explicó que el IESS cubre salud para el titular e hijos menores de 18 años y para el cónyuge que no está afiliado cancelado el 3,41% adicional; cubre pensiones mensuales por vejez, invalidez o discapacidad; montepío o seguro de vida que se le otorga al cónyuge o conviviente o para los hijos hasta los 18 años de edad; riesgo de trabajo, y seguro exequial con cobertura del 100% de los gastos mortuorios. Además, los asegurados tienen acceso a líneas de créditos como el hipotecario y quirografario.
Tipos de afiliación y reportes de novedades
La experta agregó que existen 4 tipos de afiliación: sin relación de dependencia, con relación de dependencia, régimen voluntario y el trabajo no remunerado del hogar.
Ordóñez se centró en los trabajadores en relación de dependencia. Sobre sus aportes mensuales al IESS detalló que esta cifra es del 20,60% de su salario, de los cuales el 9,45% corresponde al aporte personal y el 11,15% al aporte patronal. El aporte no es solo para la jubilación, hay una distribución de este. Apenas el 10,46% se va al Seguro General de Pensiones, que es el fondo de jubilación. El 5,16% va al seguro de salud; el 0,38% se destina al seguro de riesgos de trabajo; el 2% al seguro de cesantía y el 1% al seguro de desempleo. El 0,35% corresponde al seguro social campesino y el 0.80% a gastos administrativos.
Ordóñez aclaró que el 5,16% del aporte que va al seguro de salud lo asume en su totalidad el patrono, de ahí que si existe algún retraso se generan multas directamente a él.
Por otro lado, Ordóñez explicó que todos los trámites del IESS se los puede hacer en línea en su portal web. Sin embargo, para realizar el registro de empleador es necesario acudir a una ventanilla para que sea un funcionario del IESS el que le entregue la clave patronal. Se debe tomar en cuenta que existe una clave para empleador de empresas y otra para empleador de servicio doméstico.
Durante la capacitación, Ordóñez se enfocó en el manejo del sistema de empleadores y explicó cada una de las opciones con las que se cuenta. Dijo que algunas de las principales novedades que se presentan en la plataforma del IESS son los avisos de entrada y salida, así como variaciones en el sueldo.
Sobre el aviso de entrada Ordóñez detalló que el empleador debe afiliar a su trabajador desde el primer día de labores y tiene 15 días para reportar esta novedad, si se pasa de este tiempo se genera el 4% de multa. Se debe hacer este aviso, aunque aún no se haya firmado el contrato de trabajo.
Otra novedad es el aviso de salida. Este se debe reportar cuando se ha terminado la relación laboral con el trabajador hasta el término de los próximos 3 días, aunque aún no se haya hecho el acta de finiquito. Ordóñez aconsejó colocar correctamente la causa de la salida del trabajador para evitar posteriores inconvenientes.
Sobre la variación de sueldo dijo que es obligación del empleador registrar en el sistema bonos, horas extras o alguna otra gratificación. El reporte se lo debe hacer dentro del mes en el que el trabajador obtuvo esos extras, no dentro de los primeros días del mes siguiente. Recomienda hacer cortes a los 28 días de cada mes.
Aviso de cambio de relación de trabajo o actividad sectorial, planillas diferencias y retroactivas, reducción de jornada laboral, reintegro anticipado de licencia sin remuneración para cuidado de los hijos, variación de sueldo por extras, subrogación o encargo, son otras de las novedades que se pueden ingresar en el sistema.
El registro de novedades se hace en el IESS independientemente de los trámites que se deban hacer en el Ministerio del Trabajo. Ordóñez recomendó además que siempre se debe comprobar que se hayan procesado las novedades en el sistema para evitar posteriores inconvenientes.
Dentro del sistema el empleador también puede hacer el registro de dependientes, rectificar y anular novedades, consultar la nómina de solicitudes de acumulación de fondos de reserva, eliminar registro de afiliación, generar comprobantes de aportes, de fondos y de glosas, anular comprobantes, consultar diferimientos de pago de convenios que se hayan hecho, entre otras opciones.
Al abrir el portal, el empleador podrá ver si tiene algún trámite pendiente. Además, el sistema les recuerda que los aportes se los debe hacer hasta el 15 de cada mes, si los hace fuera de tiempo se generará una multa.
“A veces manejar el sistema resulta complejo, tenemos muchas opciones, pero todas son necesarias y no son difíciles de utilizar, únicamente debemos familiarizarnos con el sistema de empleador”, concluyó Ordóñez.